急な募集依頼を受けたら？確認すべき5つの項目と採用活動の進め方

社員の採用は、本来、中長期的な人員計画や事業計画をもとに、必要な人数や時期を見据えて進めることが望ましいとされています。

しかし、社員の退職や新規受注による人員不足など、企業の採用活動は必ずしも予定どおりに進むとは限りません。

特に、採用専任の担当者がいない職場では、総務や経理、現場管理などの業務と並行して採用活動を進めるケースもあります。急な募集が必要になった際、十分な準備時間を確保できないこともあるでしょう。

そのような状況でも、採用の背景や募集条件を確認せずに求人を出すと、応募者とのミスマッチや採用後の早期離職につながる可能性があります。

本記事では、Gozaru部が社内の中途採用を担当していた際の経験をもとに、採用依頼を受けた際に確認していた5つの項目と、採用活動の基本的な流れを紹介します。

併せて、急な人員募集に追われないための計画的な採用活動についても解説します。

採用依頼を受けたら、すぐに求人を出すべき？

人員不足が発生すると、できるだけ早く求人を公開し、応募者を集めることを優先しがちです。

しかし、採用理由や必要な人材が明確になっていなければ、募集開始後に条件の変更が発生したり、応募者と部署の希望が合わなかったりする可能性があります。

例えば、退職者の補充を目的とした募集でも、退職者と同じ経験やスキルを持つ人材が必要とは限りません。現在の業務分担や教育体制によっては、未経験者を採用できる場合もあります。

まずは採用の背景を把握し、必要な人材や募集条件を整理することが重要です。

確認したい必須事項５選

募集依頼を受けた際は、募集の背景や条件を事前に確認することが大切です。

目的や緊急度を把握することで、必要な人材や募集方法を検討しやすくなります。また、事前に情報を整理しておくことで、募集開始後の条件変更や採用後のミスマッチを防ぐことにもつながります。

当社では、特に次の5つの項目を重視していました。

1. 採用が必要になった理由

最初に確認していたのは、なぜ新たな人材が必要になったのかという点です。

例えば、新規募集による増員なのか、社員の退職による欠員補充なのかによって、必要な人材や採用時期は異なります。

新規募集への対応であれば、業務開始時期や必要な人員数、業務が継続する期間などを確認します。一方、退職による欠員補充であれば、退職者の担当業務や、残る社員への業務負担も確認する必要があります。

募集理由を整理することで、採用の緊急度や優先すべき条件が見えてきます。

2. 退職による募集の場合は、退職理由も確認する

特に重視していたのが、退職理由の確認です。

退職者と同じ条件で求人を出しても、退職につながった問題が解消されていなければ、同じような理由で早期離職が発生する可能性があります。
そのため、退職理由を確認し、次の採用活動で見直すべき点がないかを検討していました。

例えば、以下のような視点です。

ただし、退職理由には家庭の事情や転居など、職場環境とは直接関係しないものもあります。また、退職者本人の申告だけでは、原因を十分に把握できない場合もあるでしょう。

そのため、退職理由を一つの判断材料とし、現場責任者への確認や勤務状況なども踏まえて考えることが大切です。
退職理由を確認する目的は、単に次の採用で「合う人・合わない人」を判断することではありません。

どのような人材が活躍しやすい職場なのかを整理するとともに、職場側に改善すべき点がないかを確認することも重要です。

3. いつまでに何人必要なのか

次に確認していたのが、必要人数と希望する入社時期です。

「なるべく早く」という依頼でも、数週間以内に人員が必要なのか、数か月の猶予があるのかによって、採用方法の選択肢は変わります。

また、入社後すぐに業務を任せる必要があるのか、教育期間を確保できるのかも確認したい項目です。

希望する時期までの採用が難しい場合は、その可能性を依頼元に共有し、一時的な業務分担の見直しなども検討する必要があります。

4. 必要なスキルや経験は何か

採用したい人材を把握するため、具体的な仕事内容と必要なスキル・経験を確認していました。

ここで重要なのは、必須条件と歓迎条件を分けることです。
例えば、経験者を希望していても、実際には入社後の教育で習得できる業務が含まれているかもしれません。
希望する条件をすべて必須にすると、応募対象を必要以上に狭めてしまう可能性があります。
依頼元と相談しながら、業務に欠かせない資格や経験と、入社後に習得できるスキルを整理しましょう。

採用したい人物像を具体化する方法については、関連記事「採用ペルソナとは？作り方・具体例と求人への活かし方をわかりやすく解説」でも紹介しています。

5. 採用に使える予算はいくらか

採用予算も、募集方法を検討するうえで重要な確認項目です。

私たちは、採用依頼時に予算を確認し、求人媒体の選定などの参考にしていました。
採用方法には、ハローワークや求人サイト、人材紹介など、さまざまな選択肢があります。

それぞれ費用の仕組みや特徴が異なるため、予算だけでなく、必要人数や採用時期も踏まえて比較することが大切です。また、採用費用は求人広告費だけではありません。応募者対応や面接など、社内で発生する業務負担も考慮しましょう。

採用依頼から入社までの基本的な流れ

必要な情報を確認したら、実際の採用活動を進めます。
基本的な流れは以下のとおりです。

採用活動を円滑に進めるには、各工程の担当者を事前に決めておくことも大切です。特に、応募者への連絡担当者や面接官、最終的な採用決定者が曖昧な場合、選考が滞る原因になります。

採用業務を兼任している場合でも、依頼元と役割を分担し、対応が遅れない体制を整えておきましょう。

急な採用に追われないために、日頃からできること

ここまで急な採用依頼への対応方法を紹介しましたが、私たちは、必要になってから募集を始めるだけでなく、中長期的な計画に基づいた採用活動が重要だと考えています。

急な退職や新規受注を完全に予測することは難しいものの、日頃から人員状況を把握しておくことで、採用準備を進めやすくなります。

例えば、次のような取り組みが考えられます。

• 人員状況の確認：部署ごとの人員数や業務量、今後の増員予定を定期的に確認する
• 退職理由の振り返り：退職が続く部署や共通する理由がないかを確認する
• 採用条件の見直し：仕事内容や必要なスキルに変化がないかを整理する
• 採用実績の記録：募集開始から入社までにかかった期間や費用を把握する
• 現場との情報共有：人員不足が深刻になる前に、採用担当者と現場責任者が相談する

例えば、過去の採用活動で募集開始から入社までに平均2か月かかっているのであれば、その期間を参考に次回の募集開始時期を検討できます。

また、退職が続いている場合は、採用人数を増やすことだけでなく、職場環境や業務負担を見直すことも必要です。

採用活動を一度きりの対応として終わらせず、過去の実績や現場の状況を次の計画に活かしていきましょう。

まとめ

急な採用依頼を受けた際は、募集を急ぐだけでなく、採用理由・退職理由・必要人数と時期・スキルや経験・予算を確認することが大切です。

特に欠員補充では、退職理由を振り返ることで、採用条件や職場環境の改善につながる場合があります。ただし、急な募集への対応を繰り返すだけでは、人員不足の根本的な解消が難しいこともあります。
日頃から現場と情報を共有し、人員計画や採用実績を振り返りながら、計画的に採用活動を進めていきましょう。

Gozaruでは、求人募集や採用活動に関する課題に対し、企業の状況に応じた支援を行っています。採用活動の進め方や人材確保にお悩みの際は、お気軽にご相談ください。