社員本人ではなく、退職代行サービスから突然退職の連絡が届いた場合、企業はどのように対応すればよいのでしょうか。
特に人事専任者がいない中小企業では、退職日の確認や必要書類の準備、貸与品の返却など、通常とは異なる連絡方法に戸惑うこともあるでしょう。
退職代行を利用された場合でも、基本的には通常の退職と同様に、雇用契約や法律に沿った手続きが必要です。一方、連絡してきた業者の権限や、社員本人の退職意思については慎重に確認する必要があります。
本記事では、退職代行サービスの基本的な仕組みから、企業側の対応手順、トラブルを防ぐための注意点、採用・定着に向けた改善策まで解説します。
退職代行サービスとは？企業が知っておきたい基本
退職代行サービスとは、社員本人に代わって勤務先へ退職の意思を伝えるサービスです。
上司に退職を伝えにくい、直接やり取りすることに心理的な負担を感じるなど、利用する理由はさまざまです。
ただし、退職代行サービスを利用したからといって、必ずしも職場環境に問題があったとは限りません。利用した社員を一方的に非難せず、まずは退職に必要な手続きを進めることが大切です。
退職代行サービスには種類がある
退職代行サービスは、運営主体によって対応できる業務が異なります。
| 運営主体 | 主な特徴 |
|---|---|
| 民間業者 | 本人の退職意思を勤務先へ伝達するサービスが中心 |
| 労働組合 | 適法な団体交渉として、労働条件などについて交渉する場合がある |
| 弁護士 | 代理人として退職条件や未払い賃金などの法律問題に対応できる |
注意したいのは、退職意思の伝達と、退職条件に関する法律上の交渉は異なるという点です。
例えば、退職日の調整や未払い賃金などをめぐって交渉が必要になった場合は、連絡元がどのような権限を持っているのか確認しましょう。
退職代行から連絡が来た場合の対応手順
退職代行サービスから連絡を受けた場合は、慌てずに事実関係を確認し、必要な手続きを整理しましょう。
① 連絡元と本人の退職意思を確認する
まず、連絡してきた業者の名称、担当者、連絡先、退職の申し出内容を確認します。
あわせて、本人から依頼を受けていることを確認できる資料や、代理権限の有無についても確認しましょう。
不審な点がある場合は、公式サイトなどで連絡先を調べ、必要に応じて確認する方法もあります。
ただし、本人への直接連絡を一律に求めたり、本人と話せないことだけを理由に退職手続きを拒否したりすることは避けるべきです。
本人の意思や連絡元の権限を適切に確認しながら、手続きを進めましょう。
② 雇用契約と退職日を確認する
次に、社員の雇用契約を確認します。
退職に関する法律上の扱いは、契約期間の有無によって異なります。
無期雇用契約の場合
期間の定めがない雇用契約では、社員が退職を申し出た場合、原則として申し出から2週間が経過すると労働契約が終了します。
会社が退職を承認しないことだけを理由に、退職を妨げることはできません。
有期雇用契約の場合
契約期間が定められている場合は、原則として契約期間の途中で自由に退職できるわけではありません。
ただし、やむを得ない事由がある場合や、一定の要件を満たす場合には、契約期間中でも退職できることがあります。
このため、雇用契約書や就業規則を確認し、判断が難しい場合は社会保険労務士や弁護士などの専門家へ相談しましょう。
③ 退職手続きと必要書類を整理する
退職日が確認できたら、社内の退職手続きを進めます。
主に確認したい項目は次のとおりです。
- 最終出勤日と退職日
- 未払い給与や残業代の有無
- 年次有給休暇の残日数と取得希望
- 社会保険・雇用保険の資格喪失手続き
- 離職票や源泉徴収票などの必要書類
- 退職後の連絡先と書類送付先
会社指定の退職届がある場合も、その提出を退職の絶対条件とするのではなく、本人の退職意思が適切に確認できているかを踏まえて対応することが重要です。
また、必要書類には法令上の手続き期限があるものもあります。担当者が対応を後回しにしないよう、チェックリストを作成しておくと安心です。
④ 貸与品の返却と業務引継ぎを確認する
会社が貸与したPC、スマートフォン、制服、鍵などがある場合は、返却方法を案内します。本人が出社しない場合は、郵送や宅配便による返却など、無理のない方法を検討しましょう。
また、業務引継ぎが必要な場合は、可能な範囲で協力を依頼することも考えられます。ただし、引継ぎが完了していないことを理由に、当然に退職を認めない対応はできません。
担当業務や取引先情報が特定の社員に集中している場合は、退職後の業務への影響を抑えるためにも、日頃から情報共有を進めておくことが大切です。
退職代行への対応で企業が注意したいトラブル
感情的な引き止めや連絡をしない
突然の退職によって業務に支障が出ると、企業側が不満を感じることもあるでしょう。
しかし、社員本人を責めたり、繰り返し連絡したりすることは、新たなトラブルにつながる可能性があります。
退職の意思が確認できた場合は、必要な連絡事項を整理し、冷静に対応することが重要です。
退職条件の交渉は権限を確認する
退職代行業者から、有給休暇の取得や退職日、未払い賃金などについて申し出があった場合は、内容と連絡元の権限を確認しましょう。
すべての退職代行業者が、法律上の交渉を行えるわけではありません。
対応に迷った場合は、その場で判断せず、専門家に相談することも選択肢です。
退職後の書類を放置しない
退職代行を利用されたことへの不満から、必要書類の交付や退職手続きを遅らせることは避けなければなりません。
雇用保険や社会保険の手続き、源泉徴収票の交付などは、通常の退職と同様に適切に対応する必要があります。
企業側は、退職理由や連絡方法にかかわらず、必要な手続きを進めましょう。
退職代行をきっかけに見直したい採用・定着の課題
退職代行への対応が完了したら、同様の問題が繰り返されないよう、採用活動や職場環境を振り返ることも大切です。
社員が相談しやすい環境になっているか
退職を考えている社員が、上司に悩みを伝えられない場合もあります。
直属の上司だけでなく、人事担当者や別部署の管理職など、複数の相談先を用意することが一つの方法です。
また、相談窓口を設けるだけでなく、相談した内容が適切に扱われることや、不利益な対応を受けないことを周知する必要があります。
入社前後で仕事内容に違いがないか
早期離職が続いている場合は、求人原稿や面接で伝えた内容と、実際の仕事内容に違いがないか確認しましょう。
例えば、次のような項目です。
- 求人原稿に記載した仕事内容と実際の担当業務
- 残業時間や休日などの勤務条件
- 入社後に求められるスキルや経験
- 教育・研修の内容とサポート体制
採用時に良い面だけを強調すると、入社後のミスマッチにつながる可能性があります。
求職者にとって判断材料となる情報を、できるだけ具体的に伝えることが重要です。
退職者の業務が属人化していないか
突然の退職によって業務が止まってしまう場合は、社員個人に依存した運用になっている可能性があります。
業務マニュアルの整備、進捗状況の共有、複数名で対応できる体制づくりなどを進めましょう。日頃から業務の優先順位や担当範囲を整理しておくことが重要です。
まとめ
退職代行サービスから連絡があった場合は、本人の退職意思や連絡元の権限、雇用契約の内容を確認し、法律に沿って冷静に対応することが大切です。
また、退職代行の利用そのものを問題視するのではなく、職場環境や採用時の説明に改善できる点がないか振り返ることも重要です。
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出典元：
厚生労働省「退職、解雇、雇止めなど」
https://www.check-roudou.mhlw.go.jp/study/roudousya_taisyoku.html厚生労働省「労働契約の終了」
https://roukeiseminar.mhlw.go.jp/expiration.html厚生労働省「Q＆A～労働者の皆様へ（基本手当、再就職手当）～」
https://www.mhlw.go.jp/stf/seisakunitsuite/bunya/0000139508.html越水法律事務所「退職代行への対応と就業規則による制限の可否」
https://koshimizu-law.com/column/taishoku-daiko.html
